Je pitcht een verandering en één stakeholder ligt direct dwars: ‘De risico’s zijn te groot.’ Je eerste reactie is misschien irritatie: alweer die tegenwerking. Later hoor je dat deze persoon vorig jaar publiekelijk is afgerekend op een misser. Dan kijk je ineens anders naar zijn reactie: misschien is die niet lastig, maar probeert hij vooral iets te beschermen. Wat wij als ‘lastig’ ervaren, zegt daarom vaak niet alleen iets over de ander, maar ook over diens context en onze eigen aannames.
Van botsing naar begrip
Wanneer een stakeholder weerstand laat zien, helpt het om niet meteen op het gedrag te reageren. Probeer eerst te begrijpen wat erachter zit. Dat kan in drie stappen.
- Pauzeer je interpretatie. Zie gedrag als een signaal, niet meteen als een oordeel. Vraag jezelf af: welke realiteit zou dit gedrag logisch maken?
- Kijk naar belang en beperking. Wat moet deze stakeholder beschermen, bijvoorbeeld op het gebied van wetgeving, reputatie of capaciteit? En wat wil diegene bereiken?
- Zoek samen naar een werkbare optie. Kies een aanpak die het belang van de ander respecteert én jouw doel dichterbij brengt: kleiner, veiliger of gefaseerd.
Bereid een gesprek met een stakeholder in vijf minuten voor
Een kort voorbereidingscanvas kan helpen om je eigen aannames en het belang van de ander uit elkaar te houden.
- Gedrag dat ik zie: feitelijk, maximaal één zin.
- Mijn reflex-interpretatie: waar duikt mijn oordeel op?
- Mogelijke context van de ander: wat moet hij of zij beschermen?
- Mijn aanname die geraakt is: snelheid, controle, kwaliteit of zekerheid?
- Gespreksdoel: wat wil ik wél, in één zin?
- Openende vraag: welke vraag helpt om het gesprek verder te brengen?
Vier vragen die de spanning kunnen verlagen
Soms maakt één goede vraag al verschil. Bijvoorbeeld:
- ‘Wat moet hier gegarandeerd blijven voor jou, zodat je ja kunt zeggen?’
- ‘Waar ben je het al wél mee eens, en wat maakt het resterende stuk spannend?’
- ‘Welke misser wil jij voorkomen, en hoe kunnen we dat inbouwen?’
- ‘Als we klein beginnen, wat is dan een veilige eerste stap die jij verdedigbaar vindt?’
Deze vragen verschuiven het gesprek van overtuigen naar begrijpen. Daardoor wordt ook duidelijker welke ruimte er wél is.
Maak de eerste stap kleiner en veiliger
Als de bezwaren duidelijk zijn, kun je zoeken naar een vorm die voor beide partijen werkt. Een paar opties die vaak helpen:
- Timebox en evaluatie: werk bijvoorbeeld twee weken met een vooraf afgesproken stop-/ga-moment.
- Maak guardrails expliciet: start alleen onder duidelijke randvoorwaarden.
- Versmal de scope: begin met één team, één casus of één stap en laat eerst zien dat het werkt.
- Maak rollen helder: spreek af wie waarover beslist en wanneer.
- Visualiseer de trade-offs: laat op één pagina zien wat je wint én wat je beschermt.
Reflecteer ook op je eigen aannames
Wat in het gedrag van die stakeholder zegt mogelijk iets over jouw aannames? En welke vraag kan morgen de spanning verlagen en het gesprek openen?
Micro-challenge: 25 minuten vandaag
- Kies één ‘lastige’ stakeholder – 5 minuten. Vul het voorbereidingscanvas in. Noem expliciet je eigen aanname die geraakt wordt.
- Formuleer je openende vraag – 5 minuten. Kies één vraag uit de voorbeelden en pas die aan op jouw situatie. Schrijf er één kleine, veilige stap bij die je kunt voorstellen.
- Plan een kort gesprek – 10 tot 12 minuten. Het doel is om belang en beperking scherp te krijgen, niet om te overtuigen. Start bijvoorbeeld met: ‘Ik zie dat jij X moet beschermen; klopt dat?’ Eindig met een concrete mini-stap en een moment om samen te evalueren.
- Leg het vast – 3 tot 5 minuten. Noteer in je beslisnotitie de belangen, afspraken of guardrails, de mini-stap en de evaluatiedatum. Deel dit kort met de betrokkenen.
Kijk na twee weken naar twee signalen: is er minder frictie in overleggen en is er concrete voortgang op de afgesproken mini-stap? Zo wordt een stakeholder die eerst vooral als ‘lastig’ voelde, iemand wiens zorgen je kunt meenemen om het project verder te brengen.
Stakeholders meenemen in je project
Projecten draaien niet alleen om planning, scope en resultaat. Juist het omgaan met verschillende belangen, verwachtingen en weerstand bepaalt vaak of een project daadwerkelijk vooruitkomt. In de post-hbo module Projectmanagement – IPMA leer je hoe je een project opzet en beheerst en hoe je stakeholders betrekt en draagvlak opbouwt.
De module is onderdeel van de leergang Project- en Verandermanagement, de post-hbo opleiding Projectmanagement en de post-hbo-opleiding Projectmanagement in de Zorg. Wil je weten wat bij jou past? Vraag nu een persoonlijk adviesgesprek aan of schrijf je direct in.
– Gert Jan Schop is organisatieadviseur, ondernemer en algemeen directeur van Bedrijfskunde Opleiding Utrecht (BKOU). Hij heeft ruim 30 jaar ervaring met strategie, bedrijfsvoering en verandermanagement. Bij BKOU geeft hij les in Verandermanagement & Organisatiekunde en begeleidt hij afstudeerders. Daarnaast adviseert hij organisaties bij complexe verandertrajecten. Praktisch, scherp en altijd met oog voor mensen.
