Home » Actueel » Afstudeeropdracht: interne organisatieontwikkeling

Afstudeeropdracht: interne organisatieontwikkeling

Leonie Hangoor-Keus is hoofd Bedrijfsvoering bij Hôtes Culture | Guides at work, een organisatie die zich specialiseert in de inzet van publieksmedewerkers en  rondleiders in musea en begeleiding van publieksactiviteiten in musea. In april 2022 rondde Leonie haar post-hbo-opleiding Bedrijfskunde af. 

“Ik ben blij dat ik de opleiding gedaan heb. Ik heb zo’n leuk jaar gehad!” Voor haar afstudeeropdracht heeft ze onderzoek gedaan naar de interne organisatieontwikkeling en de organisatieopzet.

Eindonderzoek

‘Voor de module Strategisch Onderzoek & Implementatie moest ik een idee hebben over mijn eindonderzoek en dat ook presenteren. Welke richting wilde ik op? Ik dacht: “Ik heb géén idee wat ik moet doen!” Dat was niet helemaal waar, want er was wel degelijk iets dat binnen de organisatie al een tijd speelde, maar wat door corona even in de wacht was gezet. Nu was de tijd om het op te pakken.

Groei

Ons bedrijf is de laatste jaren erg gegroeid. We hebben de eerste jaren gepionierd en maakten net voor corona een groeispurt. Het werd tijd om aan de slag te gaan met de interne organisatieontwikkeling voorbij de pioniersfase. Hoe kunnen we groeien op duurzame wijze? Corona gooide roet in het eten. Het was echt een onzekere tijd. Dat is nu niet helemaal weg, maar het is wel naar de achtergrond verdwenen. Voor mijn onderzoek ben ik aan de slag gegaan met de interne opzet van onze organisatie. Hoe kunnen we mee ontwikkelen met de groei van het bedrijf, op duurzame wijze?

Teamleider

Probleemstelling

De probleemstelling van mijn onderzoek draaide om de interne opzet van de organisatie en hoe deze de groei op verantwoorde en duurzame wijze belemmerde. Werkafspraken werden nooit voldoende uitgewerkt, en door de groei was de behoefte aan kaders groter. Er was een hoge werkdruk en we hadden weinig zicht op de haalbaarheid van doelen. Hadden we de juiste vacatures uitgezet of moesten we die toch anders inzetten?

Werving en selectie is belangrijk voor ons bedrijf. Museumdocenten en rondleiders zijn specialistisch en moeilijk te krijgen. Hoe kunnen we de rondleiders laten groeien? Hadden we de kerntaken goed voor ogen? Voor werving en selectie in een krappe arbeidsmarkt moet je een stapje omhoog. We hebben nu meer dan 300 medewerkers die werken in 15 verschillende musea. Het is heel verschillend wie je zoekt soms per museum. Tegenwoordig speelt bij werving & selectie inclusie en diversiteit ook een belangrijke rol.

Organisatieontwikkeling

In mijn onderzoek heb ik gekeken naar de organisatieontwikkeling. Hoe begin je, hoe maak je de vervolgstap en wat is daarvoor nodig? Hôtes Culture is heel organisch gegroeid. We zijn begonnen met z’n tweeën, drieën. Dan werk je geen functieprofielen uit. We hadden twee, drie generieke functies, iedereen wist alles. We zijn in de nieuwe opzet nu met z’n twaalven, dan wordt het anders. Ik heb een organogram gemaakt en functieprofielen geschreven. Iedereen heeft nu verschillende functies, taken en verantwoordelijkheden. Het was belangrijk om KPI’s te ontwikkelen. Hoe goed of slecht doen we het, waar moeten we bijsturen om de doelen te kunnen behalen?

Familiecultuur

Cultuur was ook onderdeel van mijn onderzoek. Door middel van vragen en interviews heb ik onderzoek gedaan. Cultuur speelt in onze organisatie een belangrijke rol. Het is een van de redenen dat mensen zolang blijven werken en we lang konden pionieren. Er heerst in ons bedrijf een sterke familiecultuur: de verbondenheid en loyaliteit zijn groot, de betrokkenheid is hoog. De andere kant is dat er soms weerstand is tegen het formaliseren van zaken. Er waren bijvoorbeeld geen officiële overlegmomenten. Dit moesten we allemaal ontdekken. Hoe kun je cultuur behouden en tegelijkertijd veranderen? Ik heb gedragscompetenties gekoppeld aan de functieprofielen. Het is belangrijk om perspectief te bieden. Zo kan een planner nu bijvoorbeeld doorgroeien naar junior coördinator. Dat is verankerd in het organisatieontwerp.

Doelen

Hoe kan de organisatie intern doorontwikkelen én op een duurzame manier groeien? Een van de aanbevelingen die ik heb gedaan, is de doorvertaling van de strategie en de ontwikkeling van een daarbij passende organisatiestructuur. Daarbij heb ik een aantal doelen gesteld. Ten eerste heb ik een structuur opgezet en functieprofielen en gedragscompetenties uitgewerkt. Ten tweede heb ik gekeken naar de cultuur: wat doe je ermee? Teambuilding speelt hierbij een rol en het mogelijk maken van die cultuur: hoe kun je deze behouden en ontwikkelen. Vervolgens heb ik gekeken welke actieplannen daaruit voortkomen. Ik ben aan de slag gegaan met een knippen-en-plakkensessie en gekeken hoe arbeidsdeling in de organisatie moet verlopen en in welke mate coördinatiemechanismen passen bij de strategie.

Mijn onderzoek heette “Bouwen aan de organisatie.” Dit is soms ook letterlijk bouwen: ik heb het Guggenheim-museum in Bilbao als voorbeeld genomen, het hoogtepunt van modernistisch bouwen. Het in de moderne architectuur bekende begrip “form follows function”, waarbij de vorm van structuren wordt bepaald door hun functie, komt overeen met het begrip “structure follows strategy” dat we kennen uit de organisatieontwikkeling. Strategie is de basis.

Teambuilding

In mijn eindassessment heb ik laten zien wat we hebben gerealiseerd. Niet alleen het onderzoek, maar ook echt wat we in praktijk hebben gebracht. Ik ben in totaal vier maanden bezig geweest: het onderzoek duurde twee maanden, de andere twee maanden ben ik met de uitwerking bezig geweest. Met het team zijn we aan de slag gegaan met het actieplan en de aanbevelingen uit het onderzoek. Ik heb interviews gehouden en een LEGO-serious-playsesssie gepland. Dat is een groepssessie voor gezamenlijk beeldvorming en draait om  teambuilding en inzicht in elkaars visie en gezamenlijk beeld.

Toekomstplannen?

‘Ik ben hier nog wel even druk mee. Dit jaar staat het uitwerken van alle plannen op de agenda. We gaan nieuwe mensen aannemen, er komen twee nieuwe coördinatoren. Het functieprofiel is vastgesteld. Dat hebben we met elkaar benoemd en het komt voort uit de kernwaarden. Iedereen moet zich afvragen: welke ontwikkeling zie je bij jezelf? Waar heb je ondersteuning nodig, en heb je opleidingsplannen?

Voor ik begon met de organisatie-opzet: was er niks. Er komt nu iets, en dat heeft veel impact. Bovendien, toen ik met mijn opleiding begon, zaten we midden in de coronatijd. Het was vrij rustig op het werk. De museale sector is heel druk nu. We kunnen echt gaan bouwen!

Inzichten

Tijdens de opleiding heb ik veel inzichten opgedaan op het vlak van organisatie-ontwerp, cultuur, strategie en doelen. Hoe maak je dingen meetbaar en hoe maak je aan de organisatie duidelijk dat iets een probleem is? Daar heb ik nu kennis van, ik kan zo’n onderzoek nu opzetten. Het was nieuw voor me, ik was er nooit eerder mee bezig geweest. De modules Teammanagement en Leidinggeven (nu: Leiderschap en Teammanagement) en Organisation & Change hebben me hier erg bij geholpen. Die komen echt samen in dit onderzoek. Je bent bezig met iets hards, je hebt het over doelen, over structuur, maar hoe breng je het de organisatie in? Daar heb je aandacht voor de zachte kanten bij nodig en komt teammanagement en leiderschap bij kijken. In die twee modules zit het hele 7S-model dat ik heb toegepast.

Je leert kijken hoe het allemaal samenhangt. Je kunt een organogram maken maar vervolgens moet het de praktijk in. Dat kun je niet zomaar implementeren, daar komt dynamiek bij kijken. Daar komt Teammanagement en Leidinggeven om de hoek kijken. Op die manier krijg je het meeste rendement.”

Werkgever

Het onderzoek van Leonie had grote impact op de organisatie. Directeur Jurjen Smits: “Het onderzoek van Leonie kwam voor de organisatie op het perfecte moment. Een overzichtelijk en uitvoerbaar plan om naar het volgende niveau te kunnen is eruit gekomen. Ons bedrijf zat aan een organisatorisch plafond dat we inmiddels flink zijn gaan doorstijgen en dat biedt heel veel vertrouwen voor de toekomst!”

 

Meer leren over de post-hbo-opleidingen Bedrijfskunde,  Bedrijfskunde in de Zorg of Technische Bedrijfskunde? Neem contact met ons op via contact@bkou.nl. Een van onze adviseurs neemt dan zo snel mogelijk contact met je op om een adviesgesprek in te plannen. In dat gesprek kijken we of de opleiding bij je past en kun je al je vragen stellen. Je kunt ook rechtstreeks een adviesgesprek aanvragen.

Bedrijfskunde Opleiding Utrecht

Wil je meer focus op leiderschap en ontwikkeling? Bij Bedrijfskunde Opleiding Utrecht koppel je theorie aan de praktijk. Je volgt de modules los of kiest voor een volledig post-hbo-diploma Bedrijfskunde, Bedrijfskunde in de Zorg of Technische Bedrijfskunde. In een jaar heb je vijf startmogelijkheden. Hierdoor bepaal je makkelijk je eigen leerroute en studietempo. Wij garanderen zichtbaar resultaat in jouw functioneren binnen je organisatie en verdere ontwikkeling als professional.

Adviesgesprek aanvragen

Overweeg je deelname aan een van onze opleidingen en wil je meer weten? Vraag dan een adviesgesprek aan met onze programmamanager, Gert Jan Schop. Samen verken je de mogelijkheden die de opleiding biedt en kijk je hoe jouw behoeften en de opleiding met elkaar matcht.