Projectmanagement – structuur en methode 

PRINCE2: een gestandaardiseerde projectmanagementmethodiek

PRINCE2, wat staat voor ‘PRojects IN Controlled Environments’, is een veelgebruikte projectmanagementmethodiek die oorspronkelijk is ontwikkeld in het Verenigd Koninkrijk. De 2 in PRINCE2 geeft aan dat het de tweede, verder doorontwikkelde versie is. Deze methodiek biedt een gestructureerde en systematische aanpak voor het beheren van projecten in uiteenlopende sectoren en omgevingen. Het kenmerkende van PRINCE2 is de focus op het bieden van controle, structuur en duidelijkheid in alle stadia van een project.

Flexibel en aanpasbaar

PRINCE2 is ontworpen om een breed scala aan projecten te ondersteunen, ongeacht hun omvang of complexiteit. Het kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een project, waardoor het flexibel is en geschikt voor diverse branches en sectoren. De methodiek heeft een duidelijk gedefinieerde set van principes, thema’s en processen die samenwerken om het project succesvol te beheren.

De 7 principes van PRINCE2

De PRINCE2-methodiek is gebaseerd op zeven principes die de basis vormen voor elk project dat volgens deze methodiek wordt uitgevoerd. Deze principes omvatten onder andere continue zakelijke rechtvaardiging, een gedefinieerde rol en verantwoordelijkheid voor elke betrokkene, en het opleveren van het project in beheersbare fasen. Deze principes helpen om de juiste mindset te creëren en zorgen voor consistentie in de aanpak van projecten.

Thematische richtlijnen

PRINCE2 omvat ook zeven thema’s die dwars door het project heen lopen. Deze thema’s zijn onder andere zakelijke rechtvaardiging, organisatie, kwaliteit, plannen, risico’s, wijzigingen en voortgang. Elk thema biedt richtlijnen en processen die relevant zijn voor het desbetreffende aspect van het project. Bijvoorbeeld, het thema ‘plannen’ legt de nadruk op het belang van het hebben van een gedetailleerd en flexibel projectplan dat regelmatig wordt bijgewerkt om veranderingen en onzekerheden op te vangen.

Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Een van de sterkste punten van PRINCE2 is de duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden binnen een project. PRINCE2 definieert verschillende rollen, zoals de projectmanager, de stuurgroep en de business sponsor, en bepaalt de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van elk van deze rollen. Dit helpt bij het voorkomen van verwarring en conflicten binnen het projectteam en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Fasematige aanpak voor controle

PRINCE2-projecten worden opgedeeld in een reeks beheersbare fasen, waarbij elke fase begint met het opstellen van een gedetailleerd faseplan. Het project wordt periodiek beoordeeld door de stuurgroep om te controleren of het nog steeds levensvatbaar is en om beslissingen te nemen over eventuele wijzigingen in de koers van het project. Dit biedt een effectief mechanisme om te reageren op veranderende omstandigheden en om ervoor te zorgen dat het project zijn doelstellingen blijft nastreven.

PRINCE2 in diverse sectoren

PRINCE2 is ontworpen om flexibel te zijn en kan worden aangepast aan verschillende projecten, ongeacht hun grootte, complexiteit of aard.

De methodologie is toepasbaar in een breed scala aan zakelijke omgevingen en sectoren:

• Binnen de IT-sector wordt PRINCE2 vaak gebruikt in IT-projecten, zoals softwareontwikkeling, systeemimplementaties en netwerkupgrades. De gestructureerde aanpak van PRINCE2 helpt bij het beheren van IT-projecten en het waarborgen van de juiste afstemming met de zakelijke doelstellingen.
• Grote bouw- en constructieprojecten profiteren van PRINCE2 vanwege de behoefte aan nauwkeurige planning, risicobeheer en het beheer van complexe bouwfasen.
• PRINCE2 is oorspronkelijk ontwikkeld door de Britse overheid en wordt nog steeds veel gebruikt in de publieke sector over de hele wereld. Het wordt toegepast in projecten variërend van infrastructuurontwikkeling tot beleidsimplementatie.
• In de financiële sector wordt PRINCE2 gebruikt voor projecten zoals de introductie van nieuwe financiële producten, fusies en overnames, en de implementatie van regelgeving.
• PRINCE2 wordt ingezet in de gezondheidszorgsector voor projecten zoals de implementatie van elektronische patiëntendossiers, de bouw van nieuwe medische faciliteiten en het verbeteren van de operationele efficiëntie van ziekenhuizen.
• In de productiesector kan PRINCE2 worden gebruikt voor projecten gericht op productieprocessen, kwaliteitsverbetering en productlanceringen.
  Adviesbureaus passen PRINCE2 vaak toe om projecten voor hun klanten te beheren, ongeacht de sector waarin de klant actief is.

Het belangrijkste voordeel van PRINCE2 is dat het een gestandaardiseerde aanpak biedt voor projectmanagement, met duidelijke principes, thema’s en processen. Hierdoor kan PRINCE2 in vrijwel elke zakelijke omgeving worden gebruikt, omdat het kan worden aangepast aan de specifieke behoeften en eisen van elk project en elke branche. Het zorgt voor consistentie, transparantie en effectief beheer, ongeacht de context waarin het wordt toegepast.

Agile Project Management (Agile PM) in een notendop

In het spectrum dat loopt van structuur en controle naar flexibel, kunnen we PRINCE2 labellen als structuur en controle, en AgilePM als flexibel. Neem dat niet te letterlijk.

AgilePM, wat staat voor Agile Project Management, is een flexibele en iteratieve projectmanagementmethodiek die is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van projecten waarin verandering en onzekerheid centraal staan. Deze aanpak is gebaseerd op de principes van het Agile-manifest, dat in de IT-sector is ontstaan maar sindsdien is uitgebreid naar andere domeinen. AgilePM, of Agile voor de leesbaarheid, richt zich op het leveren van waarde aan klanten en stakeholders door middel van snelle en frequente iteraties.

De essentie van Agile: flexibiliteit en samenwerking

Om te begrijpen wat Agile is, is het eerst belangrijk om het begrip ‘agile’ te definiëren. Agile is een overkoepelende filosofie en set van principes die gericht zijn op flexibiliteit, samenwerking en klantgerichtheid. Agile-projecten erkennen dat de behoeften en eisen van klanten kunnen veranderen gedurende de levensduur van een project. In plaats van uitgebreide planning en documentatie vooraf, richt Agile zich op het inspelen op deze veranderingen.

De Agile Projectmanagementmethode

Agile is een gestructureerde projectmanagementmethodiek die Agile-principes integreert in zijn aanpak. Een belangrijk aspect van Agile is de nadruk op samenwerking tussen het projectteam, de klant en andere belanghebbenden. In plaats van een rigide projectplan dat van begin tot eind wordt gevolgd, wordt het project opgedeeld in korte iteraties, meestal genaamd sprints of timeboxes, die meestal enkele weken duren. Tijdens elke iteratie wordt een deel van het werk uitgevoerd en geëvalueerd.

De rollen in Agile PM: Product Owner en Scrum Master

Een kenmerkend element van AgilePM is het onderscheid tussen twee verschillende rollen:

• de rol van de Product Owner, die verantwoordelijk is voor het beheren van de product backlog, een lijst met taken of functies die moeten worden uitgevoerd in het project. De Product Owner werkt nauw samen met het ontwikkelingsteam en de belanghebbenden om prioriteiten te stellen en te beslissen welke functies in elke iteratie worden opgenomen.
• AgilePM kent ook de rol van Scrum Master, die verantwoordelijk is voor het faciliteren van het scrum-proces en het verwijderen van obstakels voor het team. Scrum is een van de meest populaire Agile-frameworks en wordt vaak in combinatie met AgilePM gebruikt.

Focus op werkende resultaten

Een ander belangrijk kenmerk van Agile is de focus op het opleveren van werkende producten of functies aan het einde van elke iteratie. Dit stelt klanten en stakeholders in staat om snel feedback te geven en de koers van het project aan te passen op basis van die feedback.

Agile Foundation: de basis van AgilePM

Agile Foundation is de basiscertificering binnen het AgilePM-framework. Het biedt een fundamenteel begrip van de principes en praktijken van AgilePM en helpt individuen om effectief te werken binnen Agile-projecten.

Hoewel de werkwijze en aanpak verschillen, is Agile in dezelfde sectoren toepasbaar als PRINCE2, zelfs voor soortgelijke thema’s:

Agile in de IT-Sector: snel reageren op veranderingen

In de IT-sector is Agile bijzonder populair en wijdverbreid. IT-projecten, zoals softwareontwikkeling, webtoepassingen en mobiele app-ontwikkeling, profiteren van de Agile-aanpak vanwege de voortdurende veranderingen in technologie en klantvereisten. Agile stelt IT-teams in staat om snel te reageren op wijzigingen in specificaties, marktomstandigheden en technologische trends.

Agile in de bouw- en constructie-industrie: flexibiliteit in complexiteit

De bouw- en constructie-industrie is een andere sector waar Agile van waarde kan zijn. Grote bouwprojecten omvatten complexe taken en vereisen flexibiliteit bij het omgaan met veranderende omgevingsfactoren en regelgeving. Door Agile-principes te integreren, kunnen bouwprojecten sneller reageren op ontwerp- en bouwwijzigingen, wat leidt tot efficiëntere projectuitvoering.

Agile in de financiële dienstverlening: snel inspringen op marktverschuivingen

In de financiële dienstverlening kan Agile worden gebruikt voor projecten zoals de ontwikkeling van financiële software, online bankieren, en het implementeren van nieuwe financiële producten en diensten. In een snel veranderende financiële omgeving is het van cruciaal belang om snel en effectief te reageren op marktverschuivingen en klantbehoeften.

Agile in de gezondheidszorg: aanpassen in een constant veranderende sector

De gezondheidszorg is een andere sector waarin Agile toepasbaar is. Hier kan het worden ingezet voor projecten zoals de ontwikkeling van elektronische medische dossiersystemen, de implementatie van klinische protocollen en procesverbeteringen in ziekenhuizen. De mogelijkheid om snel te itereren en aan te passen is van onschatbare waarde in een sector waar de regelgeving, behandelmethoden en technologie voortdurend veranderen.

Agile in de productie-industrie: snelle productontwikkeling

In de productie-industrie kan Agile nuttig zijn voor projecten gericht op procesoptimalisatie, productontwikkeling en productlanceringen. Het stelt teams in staat om snel prototypes te ontwikkelen en productontwikkeling te versnellen.

Agile in consultancy: klantgericht en flexibel beheer

Consultancybedrijven passen ook Agile vaak toe om projecten voor hun klanten te beheren, ongeacht de sector waarin de klant actief is. De flexibiliteit en klantgerichte aanpak van Agile stellen consultants in staat om de verwachtingen van hun klanten beter te managen en snel te reageren op veranderende behoeften.

Hoe opereer je als projectleider in een organisatie met een lage projectvolwassenheid?

Projectleiders die werken in omgevingen met weinig volwassenheid op het gebied van projectmanagement herkennen het direct: veelbelovende initiatieven worden aangekondigd, maar de finishlijn blijft diffuus. Rapportages verschijnen in allerlei vormen of helemaal niet, waardoor bestuurders het overzicht verliezen. De verbinding met strategie is zwak; projecten hebben bestaansrecht op zich, niet omdat ze aantoonbaar bijdragen aan overkoepelende doelen. In plaats van een beheersbare projectomgeving ontstaat een mozaïek van losse actielijsten, brandjes blussen en ongeschreven regels.

De praktijk van alledag

Organisaties met een lage volwassenheid nemen beslissingen ad hoc. Een project start omdat er budget beschikbaar is of omdat een team een kans ziet, niet omdat een portfolioproces de prioriteit heeft vastgesteld. Zodra de vakanties beginnen of een crisis elders aandacht vraagt, vertraagt de voortgang stilletjes. Formele afsluiting is zeldzaam; projecten eindigen wanneer het geld op is of wanneer het onderwerp uit de belangstelling verdwijnt. Het ontbreekt aan een gedeeld vocabulaire en aan heldere rollen, waardoor ieder projectteam min of meer opnieuw uitvindt hoe het wil werken.

Gevolgen voor resultaat en organisatie

Wanneer structuur ontbreekt, schiet de voorspelbaarheid van doorlooptijd omlaag en stijgen de kosten per gerealiseerde mijlpaal. De organisatie besteedt energie aan plannen die telkens verschuiven, terwijl de maatschappelijke of commerciële waarde onzeker blijft. Stakeholders voelen zich minder betrokken, omdat zij niet kunnen zien welke bijdrage een project levert. Naarmate deadlines vaker verschoven worden, daalt het vertrouwen in de projectorganisatie en groeit de kans dat financiers de beoogde baten in twijfel trekken.

Dieperliggende oorzaken

Het lage volwassenheidsniveau heeft zelden één duidelijke aanleiding. Vaak is er onvoldoende eigenaarschap op directieniveau: projectmanagement fungeert als operationeel hulpmiddel in plaats van als strategisch stuurinstrument. Methodieken worden slechts gedeeltelijk of project-specifiek omarmd; het ene team experimenteert met iteratieve werkvormen terwijl het andere vasthoudt aan een verouderd faseplan. Schaarse capaciteit wordt versnipperd over te veel projecten, wat leidt tot verlies aan focus. Daarnaast heerst een cultuur waarin het uitstellen van besluiten of het openlaten van scope wordt gezien als flexibiliteit, terwijl het in feite de leercyclus vertraagt.

Blokkades voor verdere groei

Zonder gedeelde structuren blijft het lastig om systematisch lessen vast te leggen en te hergebruiken. Iedere nieuwe projectleider begint met een vrijwel lege kennisbank, waardoor dezelfde valkuilen terugkeren. Het ontbreken van een consistent risicobeheerproces betekent dat afhankelijkheden vaak pas zichtbaar worden wanneer ze escaleren. Omdat de koppeling met strategische doelen ontbreekt, kan het portfolio uitgroeien tot een onoverzichtelijke lijst van projecten die elk op hun eigen eiland waarde proberen te creëren.

Aanpak binnen de module Projectmanagement – Structuur en methode (PRINCE ®)

De module Projectmanagement – Structuur en methode (PRINCE2®) biedt een concrete route om vanuit deze uitgangssituatie opnieuw grip te krijgen. Eerst leer je een compacte volwassenheids­scan uit te voeren die de belangrijkste zwakke plekken zichtbaar maakt. Vervolgens vertaal je de scan naar gerichte interventies. Denk aan het definiëren van een lichtgewicht portfolioproces, het formaliseren van minimale rapportagelijnen en het versterken van rolhelderheid. In de werkvormen oefen je hoe je iteratieve opleverritmes kunt introduceren zonder de organisatie te overrompelen. Reflectiesessies helpen je om voortgang te meten en successen zichtbaar te maken, zodat draagvlak groeit en de volwassenheid stap voor stap toeneemt.

Resultaat voor deelnemer en organisatie

Na afronding ben je in staat om in korte tijd de volwassenheid van je projectomgeving te diagnosticeren, een realistische verbeterroute uit te stippelen en tegelijkertijd werkende resultaten te blijven leveren. Door structuur te combineren met wendbaarheid vergroot je de voorspelbaarheid van projecten, verlaag je ineffectieve kosten en breng je de organisatie dichter bij haar strategische ambities.