Bij de module Strategisch Management gaan studenten aan de slag met een strategisch vraagstuk binnen een organisatie. Lena Kok, Lotte Weitkamp, Aart Voorberg en Evelien van Dolderen besloten om dit helemaal out-of-the-box te doen. Zij kozen een casus buiten hun eigen organisatie en gingen aan de slag met een casus van het Luther Museum in Amsterdam. Dit pakten zij grondig aan en met succes: ze kregen hun advies op de agenda van het bestuur.
Op een frisse maar zonovergoten vrijdag, aan het eind van een lesdag, vertellen zij hun verhaal.
Voor de module Strategisch Management hebben jullie een casus buiten je eigen werkveld en comfortzone gekozen. Had dat jullie voorkeur?
“Ja, het was een bewuste keuze om de opdracht niet uit te voeren bij de organisatie van een van ons,” vertelt Lena. “Wij wilden wel een keertje buiten de zorg kijken. Dat is wel verfrissend,” vinden Lena en Lotte allebei. “Echt een uitdaging om eens ergens anders te kijken.”
De opdracht die ze eerst zouden doen, bij het bedrijf van Evelien, was nog te vaag om mee te starten. Zo kwamen ze al snel uit bij een casus van de docent, Francois van Heurn. “Zo hoefden we ook niet terug te vallen op de informatie van één medecursist. Dan ben je toch afhankelijk van een iemand, die alles weet. Bovendien krijg je dan gekleurde informatie,” zegt Evelien.
Waren jullie blij met je keuze? Hoe is het bevallen?
“Heel goed!” zeggen de vier bijna in koor. Aart: “Ik vond het leuk dat het een casus was die voor ons allemaal nieuw was. Het ging ook heel prettig, We waren het ook direct eens over de casus: het Luther Museum. Ik weet nog heel goed dat we bij de eerste dag hier nog als enige groep zaten te vergaderen: ‘we gaan niet weg voordat we de taken hebben verdeeld.’”
Lena: “Als je altijd in de zorg zit, dan weet je hoe het daar gaat, dat is bekend terrein. Het is juist de uitdaging om te groeien, ook om op andere manieren te kunnen kijken.
Wat is het Luther Museum en welk strategisch vraagstuk lag er?
Het Luther Museum in Amsterdam is een jong museum. Het opende de deuren in 2019, net voor corona. Het museum heeft als missie o.a. het Nederlands Luthers erfgoed te ontsluiten en een breed publiek kennis te laten maken met de Lutherse geschiedenis in de Nederlandse samenleving. Het vraagstuk dat er lag, was hoe de bezoekersstroom te laten aantrekken.
Konden jullie direct met het vraagstuk aan de slag?
De vraag die er lag was erg breed: de bezoekersaantallen moesten omhoog. “Dat was wel even zoeken. We hebben deze vraag direct smaller gemaakt, concreet gemaakt. In overleg met de opdrachtgever, Tonko Grever, hebben we er aantallen aan gekoppeld. Welk bezoekersaantal is gewenst, en wat is reëel?” vertelt Aart. “De directeur bleek voor zichzelf een ondergrens te hanteren voor de bezoekersaantallen. Zodra die grens in zicht kwam, zou hij ermee ophouden,” voegt Evelien toe. “Zo kwamen we tot een concreet vraagstuk.”
Was het gebied van strategisch management nieuw terrein voor jullie, of was het al wat bekend?
“Voor mij nieuw,” zeggen Aart en Lena in koor. Lotte heeft een aantal modellen eerder gezien: “Ik heb weleens meegedaan aan strategische sessies op mijn werk, als participant. Dat ging om het meedenken aan de hand van modellen.” Evelien vertelt dat zij tijdens haar opleiding Middle Management al een stukje strategie heeft gehad, maar dat ze in de module Strategisch Management heel wat nieuwe dingen heeft geleerd.
Hoe hebben jullie het onderzoek voorbereid?
“We zijn echt naar het museum geweest in Amsterdam,” vertelt Evelien, “Dat was heel verhelderend.” Het had veel voordelen om op locatie te kijken, zegt ook Lotte. “Zo konden we goed kijken hoe het erbij lag. De ligging, de grootte, wat is er te doen, met wie heb je te maken, waar loop je langs als je ernaar toeloopt. Wat zijn de pluspunten, wat zijn de valkuilen.” Zo zagen ze direct dat de rolstoelingang aan de achterkant zat. Is dat wel handig, in tijden van vergrijzing? Lena: “We hebben eerst zelf rondgekeken met een audiotour en hebben zo het hele museum diagonaal gescand. Daarna hebben we kennisgemaakt met de directeur, Tonko Grever, en zijn hond. Die ging overal mee naartoe. Van tevoren hebben we een hele vragenlijst samengesteld, onder andere aan de hand van de website. De vragen hebben we opgesteld vanuit de behandelde modellen, waaronder een macro-analyse.”
Hoe verliep het contact met de opdrachtgever?
De directeur had zelf al veel ideeën over dingen die wel of niet werken. “We hebben naar hem geluisterd, maar wel onze eigen route genomen,” aldus Lotte. Aart vertelt dat er al eerder een rapport is gemaakt door studenten van een andere opleiding. Deze plannen waren in de la beland. Het was een mooi beleidsplan, maar de uitvoering was er niet. De groep sprak gelijk onderling hun ambitie uit: ‘dat gaat ons niet gebeuren!’ “We wisten ook gelijk: we gaan na twee maanden een vervolgafspraak inplannen. We willen weten wat er met ons advies gebeurt.”
Hoe hebben jullie de opdracht verdeeld?
Evelien: “We hebben elk ons eigen onderdeel gemaakt, en elkaar feedback gegeven. Ook François gaf goede feedback, waar je weer verder mee kon.” Ze hebben een verdeling gemaakt op basis van de interne en externe analyse. Aart is aan de slag gegaan met de missie, visie, de cultuur en de Business Model Canvas. Dat valt onder de interne analyse. Lena heeft met name de macro-omgeving en de DESTEP-scenario’s bekeken. Lotte ging aan de slag met samenwerkingen en Evelien heeft het model van Porter uitgewerkt. De groep had regelmatig contact via Teams. “Dat ging goed, het ging redelijk vanzelf, al was het soms qua planning een uitdaging.” Na de presentatie hebben ze het rapport gefinetuned en hebben ze de adviezen nog verder uitgewerkt. “Welk advies ranken we bovenaan, waar zetten we het veranderplan op?”
Jullie onderzoek is heel erg gaan leven. Jullie hebben zelfs je naaste omgeving bij jullie onderzoek betrokken.
“Ja, we hebben voor de doelgroepenanalyse een enquête gehouden onder onze naaste omgeving: collega’s, familie en vrienden. Lena vertelt: “Mijn collega’s komen er nog steeds weleens op terug. Ik deel alles wat ik bij de opleiding doe op mijn werk. Zo is het transparant en laat ik zien wat ik doe en wat ik kan. Zo zien mijn collega’s ook wat ik met hun informatie doe.”
Wat waren jullie aanbevelingen in het rapport?
Lotte: “Het eerste advies ging over de buurt. Het museum moet meer diaconale activiteiten organiseren. Ook hebben we een randvoorwaarde meegegeven: meer marketingdeskundigheid in huis halen. Met het inzetten van meer marketing kunnen veel zwaktes worden opgelost.”
Was het voor de opdrachtgever een bruikbaar rapport?
“Ja. Het is ook geen lijvig rapport geworden, want dat wil niemand lezen. De uitkomsten waren eigenlijk heel simpel en best logisch.” “De keuzes waren ook in lijn van de missie. Het klopte gewoon. Dat was de kracht.” Dit ontlokte de docent de aanbeveling aan de opdrachtgever: “Zie eens hoe simpel het is! Zoveel moois, zoveel kansen, die moet je benutten!”
Nu is het afwachten. Worden de adviezen daadwerkelijk opgevolgd? Blijven jullie het volgen?
Inmiddels is er op initiatief van de studenten een vervolgafspraak geweest. “We hebben toen voor de grap gezegd, we gaan er over een halfjaar nog eens heen.” Ze lachen. “Maar misschien is dat best leuk, zo na ons afstuderen,” zegt Aart, “Eerst wat drinken in Amsterdam en dan langs het museum.”
De opdrachtgever heeft inmiddels aangegeven dat de adviezen worden opgenomen in het beleidsplan 2023-2028, vertellen de studenten. “Het rapport is echt gebruikt, de directeur heeft het naar het bestuur gestuurd en heeft het intern gedeeld met collega’s. Daar kwamen ook leuke reacties op terug,” vertelt Evelien. Ook de randvoorwaarde die de groep heeft geschetst voor de uitvoering van het advies, meer marketingdeskundigheid in huis halen, wordt naar verwachting aangenomen.
In deze module werken de studenten in groepjes aan de opdracht. Die groepen worden samengesteld op basis van eenieders voorkeursteamrol. Studenten vullen daarvoor een vragenlijst in, op grond waarvan een groepsindeling wordt gemaakt. De ervaring leert dat zo de groepen evenwichtig zijn samengesteld en de samenwerking meestal vanaf het begin goed verloopt.
Nog even over de groepssamenwerking. Hoe is die verlopen?
Aart: “Er was een goede dynamiek, we hebben het getroffen met ons leerteam.” De groep is het erover eens: het samenwerken ging vanzelf, er waren geen conflicten. Wel hadden ze er op voorhand meer bij stil willen staan. Lena: “Achteraf hadden we beter willen kijken: wat wil iedereen leren? Dat hebben we meegenomen in de reflectie.” Lotte: “Ik heb geleerd om los te laten. Iedereen maakt z’n eigen stukje en doet dat op zijn eigen manier. Dat is niet altijd zoals je het zelf zou doen. Maar dat is oké. Het is gewoon een andere manier.” “Ja, delegeren, loslaten.”
Hebben jullie veel geleerd in de module?
“Ja. we hebben veel modellen leren kennen. Als je nu aan een nieuw vraagstuk begint, ga je alle modellen na. Je weet wat er is en kan daar een keuze uit maken. Vervolgens komt de verdieping.” De modellen komen ook bij meerdere modules terug. Bij Strategisch Onderzoek & Implementatie komt ook de DESTEP weer kijken. “Je gaat op een andere manier naar hetzelfde model kijken. Tijdens de opleiding hebben we geleerd dat heel veel dingen overal hetzelfde zijn,” zegt Lotte, “Of je nu bij het ene bedrijf kijkt of bij je eigen bedrijf, veel dingen komen overeen. Het zijn misschien verschillende problemen en vraagstukken, maar je kunt ze met dezelfde modellen oplossen.
Kunnen jullie het geleerde toepassen in je eigen werk?
Alle vier verwachten ze het geleerde vroeg of laat toe te passen in hun eigen praktijk. Aart weet zeker dat hij het in de toekomst goed kan gebruiken. “Je volgt nu zoveel modules, je krijgt heel veel informatie. Ik zit steeds te denken: dit kan ik hier gebruiken, dat daar. Het moet een beetje stap voor stap.” Ook Lena hoopt er in de toekomst, wellicht in een andere functie, gebruik van te maken. Lotte vertelt dat er op haar werk een nieuw strategisch proces wordt ingezet. Ze zou het leuk vinden om mee te denken. “Je leert door andere brillen kijken. Dat vind ik het leuke aan de modules en ook aan deze module Strategisch Management. Wat je leert, kun je direct toepassen. Je leert modellen kennen, maar als je er wat mee doet, gaat het echt leven. Waar kan ik het gebruiken, door welke brillen kan je kijken.” Evelien heeft het geleerde direct na de lessen al kunnen toepassen. Zij heeft inmiddels een strategische sessie voorbereid op haar werk.
En als laatste, jullie hebben vast wel een leuke foto gemaakt bij het museum?
“Nee! Helemaal vergeten! Wat stom. We waren ook zo met de casus bezig.” Dan maken we een foto aan het eind van dit gesprek. Zijn ze nog fris? “Vrijdagmiddag, eind van de dag, maar vooruit.”😊
Op naar de vrijdagavond. Morgen weer een lesdag!
En last but not least… Wat vond de opdrachtgever ervan?
Tonko Grever was speciaal voor de eindpresentatie naar Utrecht gekomen. Zo nam hij de adviezen persoonlijk in ontvangst. Desgevraagd kijkt hij via de telefoon terug op de samenwerking met de studenten en hun onderzoek: “Ik had al eerder studenten over de vloer gehad voor een onderzoek. Je ziet ze in het begin schrikken: ‘wat moeten we nou bij een museum, we doen toch Bedrijfskunde?’ Al gauw merken ze dat een museum veel overeenkomsten heeft met een restaurant. Je kunt een toplocatie hebben en een topkaart, maar waarom komt er niemand? Deze vier studenten hebben zich echt vol overgave op het onderzoek gestort. Ze vonden het echt een leuke uitdaging om eens in een andere wereld te kijken en op zoek te gaan naar de parallellen en overeenkomsten. Ze zijn echt met goede dingen gekomen voor het museum.
Eerlijk gezegd zijn we onder de indruk van het advies en hebben we al met veel plezier gebruikgemaakt van het onderzoek. Zo hebben de studenten benchmarking goed ingezet en de conclusie getrokken dat het museum in verhouding goed scoort op het aantal tentoonstellingen en evenementen. Daar ligt ook mijn passie. We scoren alleen slecht op communicatie. Dat was een ijzerscherpe analyse. En wat ze ook opbrachten in hun rapport: ‘waar is de diaconaal medewerker?’ Dat was een verrassende uitkomst want deze was me inderdaad door de kerk beloofd toen we opengingen in 2019. Deze medewerker is er alleen nooit gekomen. We gaan eens kijken of dit snel gerealiseerd kan worden. Al met al: de studenten zijn met dit onderzoek echt tot resultaten gekomen, waar we echt wat mee gaan doen. We willen Lena, Lotte, Aart en Evelien dan ook graag bedanken voor hun werk en gegeven inzichten en uitnodigen voor de volgende bestuursvergadering om hun adviezen te presenteren.”
Geschreven door Dianne Duijs.
Meer leren over Strategisch Management? Bekijk de module of neem contact met ons op via contact@bkou.nl. Een van onze adviseurs neemt dan zo snel mogelijk contact met je op om een adviesgesprek in te plannen. In dat gesprek kijken we of de opleiding bij je past en kun je al je vragen stellen. Je kunt ook rechtstreeks een adviesgesprek aanvragen.
